Jeg befinder mig engang i projektlederens sko og har brug for at minde folk om pligter, de skal udføre for tildelte projekter. Jeg vil ikke være for nøjeregnende, men efter et par e-mails har jeg en tendens til at ringe til dem. Hvis de ikke henter hurtigt, venter jeg et par ringer og lægger derefter på, sender en påmindelses-e-mail og til sidst går jeg personligt på dem. Du får ideen.
Lad os fokusere på telefondelen. Telefoner har ikke telefonsvarer. Som en tommelfingerregel venter jeg i 20 sekunder på folk til at samle op for ikke at forstyrre alle mennesker i deres nærhed med tonen. Min antagelse er, at 20 sekunder er tilstrækkelige for, at nogen kan hente en fast linje, hvis de er tilgængelige (den samme ventetid vil sandsynligvis også fungere for mobiltelefoner).
Er det en rimelig praksis? Hvor længe skal jeg holde telefonen ringende?
Kommentarer
- 20 sekunder er meget rimelige. Jeg vil argumentere for, at det ikke ' ikke skal nå det punkt, hvor du alligevel skal ringe til dem. Hvis folk ikke ' ikke kontrollerer deres beskeder, og / eller ikke ' ikke svarer, kan der være et kulturelt problem med folk, der ignorerer kommunikation.
- Hvis jeg lige savnede dit opkald (siger, jeg er lige vendt tilbage til mit skrivebord, og så lægger du på), hvor let er det for mig at ringe tilbage til dig?
- @AndreiROM Din kommentar giver mest mening som svaret. Efter at en bruger havde fremsat kommentarer, som jeg var enig med hensyn til mit oprindelige svar, fjernede jeg mine.
- @Brandin Nå, det afhænger. Noget underligt er, at IP-telefonsystemet ikke har en " indbygget " telefonlog. Hvilket betyder, at hvis du ikke har Windows-ledsagerappen, kan du slet ikke se ubesvarede opkald (så vidt jeg ' har oplevet). Jeg ' m i et filialkontor i et stort multinationalt selskab, men det ser ikke ud til, at der er nogen telefonsvarer. Vi er mere tilbøjelige til at bruge " telefonen ringer " hvor andre teammedlemmer ville samle op, hvis nogen ikke er der. Ellers er opfølgninger på e-mails faktisk almindelige.
- Din virksomhed har råd til telefoner til ansatte, men ikke telefonsvarer? Spændende.
Svar
20 sekunder er meget rimeligt. Jeg vil argumentere for, at det ikke skal komme til det punkt, hvor du alligevel skal ringe til dem.
Hvis folk ikke tjekker deres beskeder og / eller ikke svarer, kan der være et kulturelt problem med folk, der ignorerer kommunikation. Eller måske ignorerer din kommunikation.
Jeg begynder at holde styr på, hvem der ikke synes at svare på dine e-mails, og om der er en god undskyldning for det eller ej (var de på et møde?). Hvis du kan identificere et mønster for bestemte personer, der ikke svarer, kan du eventuelt tage det op med dem eller din manager.
Bemærk: Husk at du kan markere e-mails som presserende.
Kommentarer
- At ' er en start. Jeg vil ikke have at skulle ring til folk i mange tilfælde, men jeg fandt ud af, at det fungerer meget bedre end at sende masser af e-mail og derefter bringe det op til ledelsen ' s atten tion. E-mail hastepunkter ignoreres eller misbruges stort set. @SnWhte Jeg ' har også prøvet at bruge påmindelser, det var ikke særlig velkomment, så jeg gør det ikke ' mere. Jeg ser et mønster af mennesker, der undgår mine spørgsmål, når de er lidt for irriterende , jeg ' tænker på at diskutere dette emne også på en anden tråd, når jeg har flere spor om, hvordan jeg sætter det.